Allgemeine Regeln Avisierungsprozess

Generell: 

• Alle Avisierungen müssen über die Avisplattform „Cargoclix“ ablaufen, dementsprechend muss hier ein Profil eingerichtet werden. 
• Eine Avisierungsanfrage durch den Spediteur kann jederzeit erfolgen (7x24h)
• Nicht avisierte Anlieferungen werden nachträglich durch die HF in die Avisplattform eingetragen. 

Avishotline: 

• Jedes beteiligte Warenverteilzentrum (WVZ) etabliert eine Avishotline zur Bearbeitung von Konflikten und außerplanmäßigen Prozessverläufen. 

Avisqualität: 

• Werden falsche Daten erfasst, steht nicht die tatsächlich benötigte Zeit oder auch zur Entladung benötigtes Personal zur Verfügung. Hieraus resultieren Verzögerungen im Ablauf, Warte- sowie Standzeiten. Wir behalten uns vor, Fahrzeuge abzuweisen, wenn die tatsächliche Anlieferung nicht den getätigten Eingaben entspricht und sich dadurch Verzögerungen im Prozess ergeben würden. Die Anlieferqualität und Zuverlässigkeit der Spediteure werden in Reports festgehalten und können an die verantwortlichen Bereiche gemeldet werden. 

Avisierungsanfrage: 

• Eine Avisierung kann durch den Spediteur in den freigegebenen Kapazitäten des jeweiligen Standortes im System getätigt werden. Sind kurzfristig Kapazitäten vorhanden, diese aber nicht systemseitig buchbar, so können diese ggf. über die Avishotline gebucht werden. 
• Die Stornierung einer Avisierung kann, solange sie systemisch möglich ist, vom Spediteur im System veranlasst werden. Sollte die Stornierung im System nicht mehr möglich sein, ist eine Kontaktaufnahme zur Avishotline zur Stornierung unumgänglich. Eine rechtzeitige Stornierung vermeidet Folgekosten.
• Liegen die Daten nur unvollständig vor, ist die Buchung eines Zeitfensters nicht möglich. Der Spediteur kann sich in diesem Fall bei der Avishotline melden, um Unterstützung zu erhalten. Entsprechend dem Prozess kann die Avishotline für den Spediteur in dessen Namen die Buchung veranlassen 

Eine Avisierung kann nur durch Eingabe vorgegebener Daten getätigt werden, die in der Regel auf dem Lieferschein zu finden sind oder dem Spediteur bekannt sind. 

Folgende Pflichtfelder sind standortübergreifend einzugeben: 

1. Spediteur / Name des Frachtführers oder Lieferantenname
2. Angaben zum Fahrer (Name, Handynummer*, LKW-Kennzeichen*) 
3. Anlieferart (palettiert oder lose) 
4. LKW-Typ (systemseitig auswählbar) 
5. Warenart (systemseitig auswählbar) 
6. Anzahl Paletten bzw. Kollis 
7. Tournummer (für SupplyX)
8. Lieferschein im Anhang** 

Die mit * gekennzeichneten Angaben müssen spätestens bei der Ankunft am WVZ angeben werden und dienen der Prozesssteuerung im WVZ. 

Die mit ** gekennzeichneten Buchungsdaten betreffen nur einzelne Standorte

Avisprozess: 

• Jeder Spediteur ist verpflichtet, sich spätestens 15 Minuten vor dem gebuchten Avisierungstermin an der jeweiligen Pforte/Anmeldung zu melden. Der Avisierungstermin spiegelt die Zeit des Entladebeginns wieder. Der Fahrer muss die Buchungs-ID des Zeitfensters mitführen. Diese ist auf Aufforderung vorzulegen. Wird das Fahrzeug nicht spätestens 15 Minuten nach Torvergabe (Info per SMS) an der Rampe angedockt verliert der Spediteur das Recht auf sofortigen Beginn der Entladung und es wird verfahren wie im Falle einer nicht avisierten Anlieferung. 
• Spätestens bei der Ankunft am Betrieb muss die Handynummer des jeweiligen Fahrers angegeben werden, sodass diese im System hinterlegt werden kann. Dieser Schritt ist prozessbedingt notwendig und dient der Kommunikation, dass ein bestimmtes Tor für die Entladung der Lieferung sofortig bereitsteht. 
• Jede Anlieferung muss mit einem Lieferschein ausgestattet sein, welcher bei Anmeldung im Wareneingangsbüro vorzulegen ist. 

Prozessszenarien: 

Bei einer nicht avisierten Anlieferung wird im WVZ wie folgt gehandelt: 

• Sind aktuell freie und passende Zeitfenster vorhanden, wird diese Anlieferung entladen. Die Lieferung wird nachträglich in Cargoclix zur passenden Rampe eingetragen und die Kosten müssen von den Verantwortlichen getragen werden.
• Sind aktuell keine passenden Zeitfenster verfügbar, so muss diese Anlieferung bis zum nächsten freien und passenden Zeitfenster warten. Dementsprechend kann eine Entladung am gleichen Tag nicht garantiert werden. 
• Achtung: Bestimmte Rampen sind für bestimmte Warenarten vorgesehen, so kann zum Beispiel eine Teppichanlieferung nur an der passenden Rampe entladen werden. 

Trifft eine avisierte Anlieferung nicht ein, wird im WVZ wie folgt gehandelt: 

• Bis 15 Minuten vor Beginn des gebuchten Zeitfensters wird auf die Anlieferung gewartet. Danach verliert der Spediteur das Recht auf sofortigen Beginn der Entladung. Es wird eine alternative, passende Anlieferung herangezogen, sofern dies möglich ist. Erscheint der Spediteur nach Beginn des reservierten Zeitfensters, wird verfahren wie im Falle einer nicht-avisierten Anlieferung.
• Diese Anlieferungen werden in Reports festgehalten und an die betroffenen/ entsprechenden Organisationen gemeldet.
• Wichtig: Der aktuelle Betriebsablauf im Wareneingang darf nicht aufgrund einer nicht avisierten oder verspäteten Anlieferung in Verzögerung geraten.